Ofta glöms det grundläggande syftet bort, att öppna kommunikationen och involvera alla på företaget. De vanligaste orsakerna till ett mindre lyckat intranät är avsaknaden av regelbunden ny information, information som uppdateras dåligt, svårt att hitta i stela strukturer, svårigheter för alla att kunna bidra med innehåll, samt för få redaktörer. Utser man endast ett fåtal "ansvariga" redaktörer blir arbetsbelastningen för hög och material kommer inte ut i tillräcklig omfattning eller tillräckligt ofta. Det är en stor skillnad på den publika webbplatsen och den interna webbplatsen. Detta måste återspeglas i hur informationshanteringen via redaktörer planeras och rent praktiskt organiseras. Syftet med dessa två olika webbplatser är alltid olika och det syns tydligt att vissa företag inte har tagit detta grundläggande faktum till sig. Företagen har oftast mycket goda intentioner och satsar initialt stort för att sedan låta satsningen ebba ut och leva sitt eget liv i skuggan av övrig kommunikation. Ett intranät är en ständigt pågående kommunikationsprocess som speglar företagets liv varje dag. Lite tillspetsat kan det lätt bli ett dyrbart internt nyhetsbrev som ingen egentligen uppskattar förutom ledningen som nu har uppfyllt uppgiften att ha ”skapat ett intranät”. En informationskyrkogård är ingen behjälplig av och kostar enorma summor att hålla liv. Enkla sätt att få igång sin intranätsatsning är att redan från början involvera alla och ta reda på vilka behov de olika avdelningar har egentligen. Låt alla synpunkter komma till tals och sedan är det informationsarkitekternas uppgift att ta fram ritningar för ett Intranätsbygge som alla kan känna sig delaktiga i. Enkla rutiner är exempelvis att alltid i interna mail inkludera länkar till informationen på intranätet, så att det driver alla till den rätta och enda interna informationskanalen. Skapa tillit och trygghet – aha det finns på intranätet! Skapa grupprum/arbetsrum/forum för informationsutbyte mellan projektmedlemmar i tex festkommitteer, inredningsprojekt, fredagspuben, stegräknartävlingen mm. Allt som kräver ett utbyte mellan anställda men som kanske inte är stora formella projekt. Det lilla skapar stora vi-känslor genom att flytta in saker som tidigare diskuterades vid fikapausen, men som missas av de anställda som sitter ute hos kunder eller reser på fältet. Man bör absolut använda intranätet som automatisk startsida och tillåta egna individuella anpassningar så att individen kan ha sina favoritlänkar, Gmail, Google sök, väder med mera. Slutligen är det enklaste sättet att öka aktiviteten på sitt intranät att låta alla kunna bidra med information utan att behöva passera en ansvarig redaktör. Givetvis inom sitt område eller avdelning, men information som flödar fritt växer och skapar aktivitet. Om intranätet inte tar dessa hänsyn till sina användares kommunikationsbehov är risken stor att det skapas egna öar av alternativa nätverk, exempelvis projektplatser på nätet, facebookgrupper, officesharing mm. Detta är förödande då informationen kommer att föröka sig okontrollerat och ingen vet vilken information som gäller.